Инструкция для отдела продаж

Как заполнить документ «Заказ покупателя» в 1С Управление нашей фирмой

Пошаговое руководство для менеджера отдела продаж: от открытия раздела до проведения готового заказа. Каждый шаг снабжён иллюстрацией.

Программа: 1С УНФ (редакция 3.0) Организация: АО «Метпром Урал» Документ: Заказ покупателя
1

Откройте раздел «Заказы покупателей»

С чего начинается создание заказа

Чтобы попасть в список заказов покупателей, воспользуйтесь левым навигационным меню программы.

  1. В левом меню программы найдите раздел «Продажи» (или раздел заказов в вашей конфигурации).
  2. Раскройте список и выберите пункт «Заказы покупателей».
  3. Откроется журнал заказов — список уже созданных документов с колонками «Дата», «Номер», «Состояние», «Покупатель», «Сумма», «Дата отгрузки» и «Операция».
Журнал «Заказы покупателей» в 1С УНФ — список документов
Журнал «Заказы покупателей» со списком существующих документов
  • 1Кнопка «Создать» — запускает создание нового заказа (см. шаг 2).
На что обратить внимание В журнале виден статус каждого заказа. Например, значение «Не обработан» означает, что заказ ещё не проведён и может быть продолжен. «Согласовано» — заказ согласован и готов к обработке.
2

Создайте новый заказ

Запуск формы нового документа

Новый документ создаётся одной кнопкой в верхней панели журнала.

  1. В журнале «Заказы покупателей» нажмите кнопку «Создать» на верхней панели.
  2. Программа откроет новую форму «Заказ покупателя (создание)».
  3. В форме автоматически заполняются: Организация (АО «Метпром Урал»), дата (текущая) и пользователь, создающий документ.
Новая форма «Заказ покупателя (создание)» в 1С УНФ
Форма нового заказа: шапка документа и пустая табличная часть «Товары, услуги»
  • 1«Провести и закрыть» — провести заказ и закрыть форму (шаг 8).
  • 2«Покупатель» — обязательное поле, указывает контрагента заказа.
  • 3«Договор подписан» — флажок о наличии подписанного договора.
  • 4«Спецификация» — флажок о наличии спецификации.
  • 5«Добавить» — добавить позицию в таблицу товаров.
  • 6«Подобрать» — подобрать номенклатуру из прайса.
Важно Пока документ не сохранён, номер остаётся «<Авто>» — система присвоит его автоматически после первой записи. Номер вручную ставить не нужно.
3

Заполните шапку документа

Покупатель и основные реквизиты

В верхней части формы (шапке) укажите контрагента и убедитесь, что остальные поля заполнены верно.

  1. В поле «Покупатель» нажмите на строку и выберите контрагента из списка. Можно ввести часть названия — система выполнит поиск.
  2. Проверьте поле «Операция» — должна стоять «Заказ на продажу».
  3. Убедитесь, что поле «Организация» заполнено (АО «Метпром Урал»).
  4. При необходимости задайте даты «Отгрузка» и «Оплата».
Обязательно: корректный договор и спецификация

Перед продолжением работы убедитесь, что в заказе стоит правильный договор с покупателем и приложена верная спецификация. Несоответствие договора, спецификации и условий заказа — частая причина ошибок при согласовании и отгрузке. Обратите внимание на флажки «Договор подписан» и «Спецификация в наличии» на скриншоте ниже: они должны отражать фактическое состояние документов.

4

Задайте цену, скидки и валюту

Настройка ценовых реквизитов заказа

Перед подбором номенклатуры удобно указать, по какому виду цен и в какой валюте будет считаться заказ. Для этого откройте окно «Цены и валюта».

  1. В правой панели быстрых ссылок или через форму заказа откройте окно «Цены и валюта».
  2. В разделе «Цены» выберите вид цены — например, «Розничная цена».
  3. При необходимости укажите Скидку в процентах или сумме.
  4. В разделе «Налоги» проверьте «Облагается (с НДС)» и «НДС в сумме» — это стандартная настройка.
  5. В разделе «Валюта» для продаж на внутреннем рынке обычно стоит RUB с курсом 1,0000. Если валюта иная, выберите нужную.
  6. Нажмите «Сохранить».
Окно «Цены и валюта» в документе заказа покупателя
Окно «Цены и валюта»: вид цены, налоги и валюта документа
  • 1Вид цены — например, «Розничная цена».
  • 2Скидка — скидка на весь документ.
  • 3Перезаполнить цены — пересчитать цены заказа.
  • 4Налоги — «Облагается (с НДС)».
  • 5НДС в сумме — метод расчёта налога.
  • 6Валюта — RUB для внутренних продаж.
  • 7Сохранить — применить настройки.
Совет Флажок «Перезаполнить цены» позволяет автоматически пересчитать заказ по выбранному виду цен. Включайте его, если позиции уже были добавлены, а цены нужно пересчитать заново.
5

Добавьте товары и услуги

Заполнение табличной части заказа

В центральной части формы находится таблица «Товары, услуги». В неё добавляются позиции, которые продаёте покупателю.

  1. В таблице «Товары, услуги» нажмите кнопку «Добавить» — появится новая строка.
  2. В колонке «Номенклатура» выберите товар или услугу. Можно использовать «Подобрать», чтобы быстро заполнить несколько позиций из прайса, или «Заполнить» для автоматического заполнения.
  3. Укажите Количество и проверьте Ед. (единицу измерения).
  4. Цена подставится автоматически по выбранному виду цен. При необходимости скорректируйте Цену и Скидку по строке.
  5. Сумма строки рассчитается автоматически.
  6. Повторите, пока не добавите все позиции заказа. Используйте Ctrl+F (Поиск) для быстрого поиска по таблице.
Удобный способ Кнопка «Подобрать» особенно полезна для больших заказов: она открывает список номенклатуры, где можно отметить сразу несколько позиций двойным кликом.
6

Заполните вкладку «Доставка»

Способ доставки, получатель и адреса

На вкладке «Доставка» указываются условия передачи товара покупателю и адреса.

Типовые способы доставки из списка 1С (например, «Самовывоз») в нашей работе не используются: отгрузка уходит перевозчиком или транспортом компании. Поэтому поля вкладки заполняем напрямую.

  1. Перейдите на вкладку «Доставка» (в нижней части формы).
  2. Заполните параметры, отражающие фактический способ отгрузки.
  3. Проверьте Грузоотправителя (по умолчанию «он же» — АО «Метпром Урал»).
  4. Укажите Грузополучателя и Адрес доставки.
  5. При необходимости заполните Ожидаемую дату доставки, Получателя, габариты и вес груза.
Вкладка «Доставка» в документе заказа покупателя
Вкладка «Доставка»: поля для указания условий отгрузки
  • 1Способ доставки — выберите вариант, соответствующий фактической отгрузке.
  • 2Ожидаемая дата — дата прибытия груза.
  • 3Грузоотправитель — по умолчанию «он же» (наша компания).
  • 4Грузополучатель — кому доставляется товар.
  • 5Адрес отправления — точный адрес, откуда уходит груз.
  • 6Адрес доставки — точный адрес получателя.
  • 7Получатель — контактное лицо получателя.
  • 8Габариты и вес — параметры груза для перевозки.
Обратите внимание Поля «Получатель» и «Адрес доставки» всегда проверяйте вручную — данные должны быть корректными, чтобы груз был доставлен по назначению.
7

Проверьте итоги документа

Скидка, НДС и общая сумма

В нижней части формы программа подводит итоги заказа. Убедитесь, что они соответствуют договорённостям с покупателем.

  • Комментарий — при необходимости добавьте пояснительный текст к заказу.
  • Скидка, % — итоговая скидка на весь документ (если задана).
  • Скидка, Σ — сумма скидки в деньгах.
  • НДС — сумма налога.
  • Всего — итоговая сумма заказа к оплате.
    • Контроль Перед проведением сверьте поле «Всего» с согласованной с покупателем суммой. Если сумма вызывает сомнения — вернитесь к ценам и скидкам на шаге 4.
    8

    Проведите и закройте заказ

    Завершение работы с документом

    Когда все данные заполнены и проверены, документ нужно провести.

    1. В верхней панели нажмите кнопку «Провести и закрыть».
    2. Система выполнит проверку заполнения. Если все обязательные поля указаны, документ будет проведён, а окно закрыто.
    3. При ошибках система сообщит, какое поле необходимо заполнить или исправить.
    4. Проведённый документ получит статус, отличный от «Не обработан», и появится в журнале «Заказы покупателей» с присвоенным номером.
    Кнопка «Провести и закрыть» в форме заказа покупателя
    Кнопка «Провести и закрыть» (выделена жёлтым) завершает работу с заказом
    Совет Кнопки «Записать» и «Провести» позволяют сохранить заказ без закрытия окна или провести его, не закрывая форму. Используйте их, если планируется продолжить работу с документом.
    Вернуться к началу инструкции ↑